ノートブックアプリを断捨離して以来、毎日のタスク管理にチャットワークの「マイチャット」を利用しております。「マイチャット」ではプレーンテキストしか扱えないので、色の変更やチェックリストなどは使用不可。
なので私は、記号を上手く使ってタスク管理に役立てています。
記号(■/□)でチェックリストを管理
私は去年までEvernoteを使っていましたので、Evernoteのチェックリスト機能を使ってタスク管理をしていました。今日やるべき仕事をチェックリストにして書き出して、やり終えた仕事はチェックを入れて完了とするわけですね。
しかしチャットワークでは「タスク」という機能はあるもののチェックリストを実装する機能は備わっていません。そこで私が使うようになったのは記号を用いてチェックリストの代わりにすることです。
具体的には以下のような感じでまず当日のタスクを書き出します。
□ブログ記事執筆
□目次構成を考える
□出版社からのメールに返信
んで、完了した仕事は白い四角を黒い四角に置き換えていきます。
■ブログ記事執筆
■目次構成を考える
□出版社からのメールに返信
こうすることで、色の濃淡で残っているタスクを一瞬で判別することができるようになります。プレーンテキストしか扱えない場所で、チェックリストの代わりとしてタスク管理するには便利なやり方だと思うのですがいかがでしょうか？
工数の多い仕事は細分化する
ちなみに、ボリュームのある仕事は複数のタスクに区切ってモチベーションを高めることもあります。
■□□□原稿(4,000文字)
■■■□□メール返信5通
こんな感じですね。視覚的に作業を細分化できるので、取り掛かるまでのハードルが低くなり、仕事が効率的に進むようになります。
□原稿(4,000文字)
とだけタスクとしてリストアップしてしまうと、4,000文字全部書くまでは黒い四角に置き換えられませんが、
□□□□原稿(4,000文字)
■□□□原稿(4,000文字)
■■□□原稿(4,000文字)
■■■□原稿(4,000文字)
■■■■原稿(4,000文字)
といった感じで進捗が目に見える形にすることで、少しずつタスクを紹介している感覚が得られて、仕事の進みがよくなるんですよね。これは単一のチェックリストでは使えないテクニックだと思うので、うまいこと考えたな〜と自分をほめたいくらいです。
当日のタスクと明日以降のタスクとを区別
ただしこのやり方だと、タスクがどんどん増えていった場合に、どれから手をつけたらいいか混乱してしまうこともしばしばあります。基本的には重要な仕事を上に持ってきて、早めに終わらせるルールにしてしまうのが理想。
どうしても優先順位付けが難しい時には、私は午前・午後でリストを区切ったり、今日・明日以降と区別したりしています。たとえば、
□ブログ記事執筆
□目次構成を考える
□出版社からのメールに返信
□□□□原稿(4,000文字)
□□□□□メール返信5通
上記のようなタスクがあった場合に、一番下の2つは緊急度が低く、明日でもいい仕事だったとします。そんな時には、以下のように記号で区切りを入れて、今日やるべき仕事に集中できるように工夫するわけです。
□ブログ記事執筆
□目次構成を考える
□出版社からのメールに返信
◆◆◆
□□□□原稿(4,000文字)
□□□□□メール返信5通
なお、この記事で出てきた記号は、すべてユーザー辞書に登録して一瞬で呼び出せるようにしております。具体的には、
ｓ→■
ｚ→□
ｄ→◆
こんな感じ。スクエアのSをとって、「ｓ」を入力してスペースキーを押せば■が表示されるように、ユーザー辞書を登録しているわけです。こうすることでさらにタスク管理がしやすくなりますんで、プレーンテキストでタスク管理をしようと考えている人は参考にしてみてください〜。
