Gmialなんかでは標準の機能として、メールの「アーカイブ」というものがあります。選択したメールを受信トレイに表示させないようにする機能で、受信トレイをすっきり整理させられることがメリット。
そんな機能を知ってから、メールの扱いがすんごく便利になったぞって話です。
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1.アーカイブとは
「アーカイブ」ってのは、本来「保管する」みたいな意味の言葉です。イメージとしては、「いったん見えないところに保管しておきますね」みたいな感じでしょうか。
Gmailなんかには「アーカイブ」ってボタンが設置されており、アーカイブ機能を標準で使えるようになっています。このボタンを押すと、選択したメールがどこかに消えてしまうように思えるので、あんまり詳しくない人にとってはびっくりする機能でしょう。
ですが実際には、「すべてのメール」といった表示方法に切り替えれば、アーカイブされたメールを再表示させることが可能。*1
あくまでも、一時的に受信トレイから見えなくするって機能であります。
2.既読以上、削除未満
私が抱いているイメージとしては、既読以上削除未満ってところでしょうか。「既読にする」ってだけでは、受信トレイにたくさんメールがたまってしまうし、削除するとあとから見返すときに不便です。
そこでアーカイブを利用することで、受信トレイをすっきりとさせつつ、「すべてのメール」を開いて読み返すことも可能になるわけですね。
私はこのアーカイブって機能をつい最近まで知らなくって、それまでは読んだメールを既読にし、いらないメールは削除する…みたいな使い方でGmailを扱っておりました。
アーカイブを知ってからは、毎日すっきりとした受信トレイを見ることになるので、一つひとつのメールに集中でき、かつ用が済んだメールに集中力を奪われないってメリットが得られるようになりました。
3.アーカイブすることで便利になること
たとえ既読マークをつけていても、受信トレイにたくさんメールがたまっていると、つい気が散ってしまうものです。「あ、このメールって何が書いてあったんだっけ」「このメールは返信した方がいいかな？」みたいな。
アーカイブ機能を使って受信トレイからいったんメールを非表示にするようにしますと、新着メールだけに注意が向くようになります。「このメールは返信しないしもう使わない」ってメールをアーカイブしてしまえば、気を散らすことがなくなるってことです。
余計な情報に注意を奪われず、集中してメール処理できるってのは悪いことではありません。人によってはメール処理にかける時間も手間も短縮できることでしょう。
なにより、1件もメールがたまってない受信トレイを見るのが、毎日楽しくなるものです。
まとめ
というわけで、「アーカイブ」という機能を知ってから、Gmailのメール処理がずっとラクになったぞって話を書いてきました。
毎日空になる受信トレイに慣れてしまうと、以前の処理方法には戻れなくなるはず。まだ使っていない人は、アーカイブを使ったメール処理を試してみてはいかがでしょうか。
*1:「すべてのメール」は、Gmailの設定ボタンから「受信トレイ」→「すべてのメール」のラベルを「表示」に切り替えることで表示されます。
